新卒必見！履歴書をメールで送る際の注意点と例文
新卒の方々へ、就職活動において履歴書の提出は重要なステップです。最近では、多くの企業がオンラインでの応募を推奨しており、履歴書をメールで送付することが一般的になっています。しかし、メールでの送付にはいくつかの注意点があります。本文の書き方や添付ファイルの形式、敬語の使い方など、細かい点に気を配る必要があります。本記事では、新卒者向けに、履歴書をメールで送る際の注意点と実際の例文を紹介します。
履歴書をメールで送る際の基本マナー
新卒者にとって、履歴書をメールで送る際のマナーは非常に重要です。適切なフォーマットや丁寧な言葉遣いは、最初の印象を大きく左右します。以下に、履歴書をメールで送る際の基本的な注意点と、実際の例文を紹介します。
メールの件名を明確に
最初に件名を明確にすることが重要です。件名は、メールの内容を一目で理解できるように書くことが大切です。例として、「【就職活動】履歴書の提出（氏名）」のように、具体的な情報と自分の氏名を入れると良いでしょう。これにより、採用担当者が即座にメールの内容を把握できます。
丁寧な挨拶と自己紹介
メールの冒頭では、丁寧な挨拶と自己紹介を行うことが重要です。例文としては以下のように書くことができます。
| 例文 |
|---|
| 拝啓 株式会社○○○○ 人事部 採用担当 様 平素より御社の発展に尽力ありがとうございます。 ○○大学 ○○学部の山田 太郎と申します。 この度は、贵社の募集要項を拝見し、履歴書を送らせていただきます。 何卒、ご査収いただきますと幸いです。 宜しくお願い申し上げます。 |
ここで、拝啓や敬具などの丁寧な言葉遣いを使用し、採用担当者への敬意を示すことが大切です。
履歴書のファイル形式に注意
履歴書をメールで送付する際は、ファイル形式に注意しましょう。一般的に、PDFやWord形式が好まれます。これらは、フォーマットが崩れにくく、読みやすい形式となります。ファイル名も、自分の氏名や応募企業名を含めて明確にすることが望ましいです。例：「山田太郎 履歴書.pdf」
本文に簡単な補足説明を
メールの本文では、履歴書の補足説明を簡単に記載すると良いでしょう。具体的には、履歴書に記載しきれなかった経験やスキル、応募の動機などをbriefに述べると、採用担当者に自分をより詳しく理解してもらえます。
| 例文 |
|---|
| 以下に、私の主な経験とスキルをいくつか補足させていただきます。 - 学部長賞を受賞した研究活動 - 学生団体のリーダーとしてのリーダーシップ経験 - インターンシップでの実践的な業務経験 貴社の?,?,?,?,,において、上記の経験を活かし、積極的に貢献したいと考えています。 |
丁寧な締めの言葉を
メールの最後には、丁寧な締めの言葉を記載し、採用担当者への感謝の意を示しましょう。例文としては以下のように書くことができます。
| 例文 |
|---|
| 以上、私の経験と志望動機をご確認いただければ幸いです。 貴社の発展に貢献できるよう、全力で取り組んでまいります。 何卒、ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 敬具 山田 太郎 |
ここでも、丁寧な言葉遣いと明確な感謝の意を示すことが重要です。
履歴書をメールで送るときの例文は？
履歴書をメールで送る際の例文は以下の通りです：
メール件名の書き方
メールの件名は非常に重要で、採用担当者が履歴書を開くかどうかを決める鍵となります。明確で具体的な件名を設定しましょう。例：「田中太郎：営業職への応募（履歴書添付）」。この件名は、応募者の名前、応募職種、そして履歴書が添付されていることを明確に伝えています。
- 応募者の名前を最初に記載することで、採用担当者が応募者をすぐに特定できます。
- 応募職種を明記することで、採用担当者が該当する部署にすぐに転送できます。
- 履歴書の添付を明記することで、メールの内容が明確になります。
メール本文の書き方
メール本文は簡潔で丁寧な言葉遣いが大切です。以下は一例です：「拝啓、貴社のウェブサイト上で募集されている営業職にご応募させていただきたく、履歴書を添付いたします。私のプロフィールや経歴について詳しくご確認いただければ幸いです。面接の機会を賜れればと思います。何卒ご検討いただきますようお願い申し上げます。敬具、田中太郎」。この本文は、応募の意図、履歴書の添付、面接の希望、そして最後の丁寧な言葉が含まれています。
- 一文で応募の意図を明確に伝えます。
- 履歴書の添付を改めて伝えます。
- 面接の機会を求め、丁寧にお願いします。
メールの終わり方
メールの終わり方も丁寧に締めくくることが重要です。以下は一例です：「貴社の発展に貢献できるよう全力で取り組む所存です。何かご不明な点がございましたら、いつでもご相談ください。何卒ご検討いただきますようお願い申し上げます。敬具、田中太郎」。この終わり方は、会社への強い意欲と、丁寧な言葉遣いが含まれています。
- 会社の発展への貢献を改めて強調します。
- 不明点があればいつでも連絡できる意思を示します。
- 最後に丁寧な言葉で締めくくります。
履歴書を送ってくださいというメールに返信する際の件名は？
-mailの件名は、「応募書類送付」または「ご指定の書類送付」などが適切です。具体的には、応募先の企業名やポジションを含めることも効果的です。例えば、「[企業名] ○○ポジション 応募書類送付」といった件名は、宛先に明確で分かりやすい内容を伝えることができます。このように、具体的かつ丁寧な件名を選ぶことで、-mailの重要性を強調し、相手に好印象を与えることができます。
件名の重要性と効果的な書き方
-mailの件名は非常に重要です。件名が適切でないと、受信した側がメールを見る意欲を失う可能性があります。効果的な件名の書き方は、簡潔、具体的、丁寧です。簡潔さは、受信者がすぐにメールの内容を把握できるようにするためです。具体的さは、特定の応募先やポジションを明確にすることで、受け取った人が瞬時にメールの内容を理解できるようにします。丁寧さは、プロフェッショナルな印象を与え、相手への敬意を示すためです。
- 簡潔さ：件名は直接的で短く、できるだけ10〜15文字以内に収める。
- 具体的さ：応募先の企業名やポジションを含め、メールの目的を明確に示す。
- 丁寧さ：「送付させていただきます」「ご確認ください」などの丁寧な表現を使用する。
件名の具体的な例
具体的な例を挙げると、以下のような件名が考えられます。これらの例は、受信者がすぐにメールの内容を理解できるように設計されています。
- 「[企業名] ○○ポジション 応募書類送付」
- 「[企業名] ご指定の書類送付」
- 「[応募日] 読売新聞時事問題論文コンテスト 応募書類」
それぞれの例は、企業名やポジション、応募日など、具体的な情報を含んでいます。このような件名は、受信者がすぐにメールの重要性を認識し、優先的に開く可能性が高いです。
件名の陷阱と避けるべき点
-mailの件名を作成する際に避けるべき点もいくつかあります。主な点は、一般的すぎる表現、不正確な情報、不適切な表現です。一般的すぎる表現は、受信者がメールの重要性を誤解する可能性があります。不正確な情報は、不信感を生む可能性があり、不適切な表現はプロフェッショナルな印象を損ないます。
- 一般的すぎる表現：「応募書類」だけの件名は、具体的な情報が不足しています。
- 不正確な情報：件名に誤った情報を含めると、受信者が混乱する可能性があります。
- 不適切な表現：過度にカジュアルな言葉や誤字脱字は避け、プロフェッショナルな印象を与えるための丁寧な表現を使用する。
成績証明書をメールで送る場合、どうすればいいですか？
成績証明書をメールで送る場合、以下の手順に従ってください。
1. 成績証明書をPDF形式に変換する
成績証明書をメールで送る際は、PDF形式に変換することが一般的です。PDF形式は、文字やフォーマットが変化することなく、さまざまなデバイスで見られるため、安全で信頼性が高いです。変換方法は以下のとおりです：
- スキャン：成績証明書をスキャナを使ってスキャンし、電子ファイルに変換します。
- スクリーンショット：デジタル版の成績証明書がある場合は、スクリーンショットを撮って画像ファイルに変換します。
- PDF変換ツール：オンラインのPDF変換ツールを使用して、画像ファイルや他の形式のファイルをPDFに変換します。
2. メールの作成と添付
成績証明書をPDF形式に変換したら、次にメールを作成して添付します。以下の手順に従ってください：
- メールアドレスの入力：受取人（例：入試係、人事担当者）のメールアドレスを「宛先」欄に正確に入力します。
- 件名の作成：明確な件名を設定します。例：「成績証明書の送付 - [あなたの名前]」
- 本文の作成：丁寧な言葉遣いで、成績証明書を送付する理由や、追加の情報が必要であれば記載します。
- ファイルの添付：PDFファイルをメールに添付します。通常は「添付ファイル」または「ファイルを選択」ボタンをクリックして、変換したPDFファイルを選択します。
3. メールの確認と送信
メールを送信する前に、以下の点を確認してください：
- 宛先メールアドレス：正確に入力されていることを確認します。
- 件名：明確で適切な内容であることを確認します。
- 本文：丁寧な言葉遣いと正確な情報を含んでいることを確認します。
- 添付ファイル：PDFファイルが正しく添付されていることを確認します。添付ファイルが正しく表示され、内容が確認できるかテストを開くことをおすすめします。
手書きの履歴書をメールで送ってもいいですか？
手書きの履歴書をメールで送ることは、一般的には推奨されません。履歴書は、企業が求めるプロフェッショナリズムと厳格さを示す重要な書類であり、手書きの場合は誤字や修正が目立つ可能性があります。また、手書きの履歴書はデジタル化された書類に比べて、読み取りにくさや一貫性の欠如が問題になることがあります。メールで送付する場合は、清潔で読みやすいPDF形式の履歴書を準備するのが最適です。
手書きの履歴書のデメリット
手書きの履歴書にはいくつかのデメリットがあります。
- 誤字・脱字のリスク: 手書きの場合、誤字や脱字が起こりやすく、それが企業の印象を悪くする可能性があります。
- 読み取りにくさ: 人それぞれの字の綺麗さは異なるため、読み手が理解しにくくなることがあります。
- 一貫性の欠如: デジタル化された履歴書と比べると、手書きのものは字体や書式の一貫性が保てないことがあります。
デジタル履歴書の利点
デジタル化された履歴書には多くの利点があります。
- 読みやすさ: デジタルフォントは読みやすく、誤字や脱字を防ぐことができます。
- 編集の容易さ: 必要に応じて簡単に修正や更新ができるため、最新の情報を提供できます。
- プロフェッショナルな印象: 整ったフォーマットで提出することで、企業に対してプロフェッショナルな姿勢を示すことができます。
メールでの履歴書送付の注意点
メールで履歴書を送付する際には、いくつかの注意点を守ることが重要です。
- ファイル形式: PDF形式で保存し、ファイル名を「氏名_履歴書」といった形にすることが望ましいです。
- 本文の内容: メールの本文には、志望動機や自己PRを簡潔に記載し、添付ファイルのダウンロードを促す文言を含めます。
- 署名: メールの最後には、連絡先情報や署名を忘れずに記載します。
よくある質問
履歴書をメールで送るのは初めてですが、どのように始めれば良いですか？
初めて履歴書をメールで送る際は、まず送信先の企業の公式ウェブサイトを確認し、指定されたメールアドレスや応募方法を確実に把握することが重要です。メールの件名には、「応募：（企業名）への（ポジション名）応募」のように明確に記載しましょう。本文では、自己紹介、応募理由、履歴書や他の必要書類の添付について簡潔に説明し、敬意を表す結びの言葉を忘れずに記入しましょう。
履歴書をメールで送る際の注意点は何ですか？
履歴書をメールで送る際には、いくつかの注意点があります。まずは、メールのフォーマットと文面が適切であることを確認しましょう。敬意を表す丁寧な言葉遣いを心がけ、誤字や脱字がないように慎重にチェックしましょう。また、履歴書や添付ファイルの名称は、「（あなたの名前） 履歴書」のように、明確で分かりやすいものにすることが望ましいです。さらに、ファイル形式はPDFが一般的で、企業側でも開くことができるようにしましょう。
履歴書メールの本文では何を書けば良いですか？
履歴書メールの本文では、主に自己紹介、応募の意図、履歴書の添付情報、そして連絡先情報について記載しましょう。自己紹介では、名前、学歴、専攻分野などを簡潔に述べます。応募の意図では、その企業やポジションに興味がある理由、自分の強みや意欲を簡潔に表現しましょう。履歴書の添付情報では、どの書類を添付したか、どのように開いていただけるかを説明します。最後に、連絡先情報（電話番号やメールアドレス）を必ず記載し、返信がスムーズにできるようにしましょう。
応募メールを送った後は何をすべきですか？
応募メールを送信した後は、まずはみたところからの返信を待つことが大切です。通常、企業からは数日から1週間程度で返信があることが多いですが、場合によっては少し時間がかかることもあります。待ちきれない気持ちになるかもしれませんが、1週間以上経っても返信がない場合は、フォローアップのメールを送ることが有効です。フォローアップメールでは、再度自分の応募意図を簡潔に述べ、現在の状況や今後の期待について gently に申し出ましょう。また、送信後は他の企業にも積極的に応募し、さまざまな機会を探ることも重要なポイントです。